Tag: Werkgever

Onderzoek: ‘Werknemers willen overal toegang tot informatie’

Werknemers willen zelf bepalen waar en wanneer ze werken, in plaats van zich aan standaardwerktijden te moeten houden. Dat blijkt uit onderzoek van Konica Minolta. 

Werkgevers kunnen daarop inspelen door mobiel werken vanaf elke willekeurige locatie mogelijk te maken, zodat werknemers niet langer op grenzen stuiten als ze toegang willen verkrijgen tot het netwerk, de gegevens en applicaties van het bedrijf waarvoor ze werken. Volgens een onderzoek van Konica Minolta dat eind 2017 werd gehouden in tien Europese landen, beschouwen veel bedrijven dit nog steeds als een grote uitdaging en kunnen zij hun werknemers die vrijheid niet bieden.

In de enquête werd gekeken naar de uitdagingen waarmee informatiemanagers en belanghebbenden bij bedrijfsprocessen geconfronteerd worden, en hoe zij daarmee omgaan. De uitdaging om overal veilige toegang tot content te bieden en deze bovendien goed doorzoekbaar te maken vanaf mobiele apparaten, wordt nog een graad moeilijker als daarbij meerdere ECM-systemen (Enterprise Content Management) of documentbeheersystemen zijn betrokken. De respondenten geven aan dat zij brede toegang (41 procent) en robuuste zoekfunctionaliteit (34 procent) als de grootste uitdagingen voor goed informatiebeheer beschouwen. Anderzijds biedt 57 procent van de respondenten geen mobiele toegang tot documenten en geeft 44 procent toe dat gebruikers over gebrekkige zoekmogelijkheden beschikken of dat deze volledig ontbreken.

Systemen voor vastlegging en beheer van informatie in tijden van explosieve gegevensgroei
In tijden van een overvloed aan informatie en explosief groeiende volumes aan digitaal gegenereerde content, beschikt slechts 53 procent van de onderzochte organisaties over een systeem voor document- of contentbeheer. Hoewel beeldverwerkingstechnieken voor de verwerking van documenten en formulieren al pakweg dertig jaar worden ingezet ter ondersteuning van bedrijfsprocessen en de eerste belangrijke implementaties van documentbeheersystemen meer dan twintig jaar geleden plaatsvonden, beschikt slechts 31 procent van de bedrijven over beeldverwerkingssystemen die naadloos op die bedrijfsprocessen aansluiten en hun informatie daaraan doorgeven. Van de bedrijven zonder document- of informatiebeheersystemen geeft 14 procent toe (dat is 5 procent van alle respondenten), dat het delen van bestanden in bestandsystemen en de cloud 'enigszins chaotisch' verloopt en maakt 43 procent nog steeds gebruik van e-mailbijlagen en persoonlijke harde schijven om documenten te delen.

GDPR is een grote uitdaging
Sinds 25 mei is de GDPR (General Data Protection Regulation) van kracht. Deze EU-verordening wordt gezien als de belangrijkste wijziging op het gebied van privacyregelgeving van de laatste twintig jaar. De GDPR verplicht bedrijven om zorg te dragen voor het veilig en conform de regels opslaan van de gegevens van burgers, (prospectieve) klanten, werknemers en andere medewerkers. Uit de enquête blijkt dat 28 procent van de respondenten de GDPR als de grootste uitdaging voor de verlening van documentservices beschouwt. Van de respondenten uit organisaties met minder dan vijftig werknemers geeft 43 procent aan dat ze niet genoeg van de GDPR weten om enige wijzigingen in hun processen en systemen door te voeren, terwijl 47 procent van de organisaties van vijfhonderd of meer werknemers hun verwerkingsprocessen voor klantgegevens wegens de invoering van de GDPR opnieuw onder de loep moet nemen, zodat de beveiliging kan worden aangescherpt en het beheer van klantdossiers kan worden verbeterd.

Populaire procesapplicaties met functionaliteit voor documentvastlegging
Crediteuren- (29 procent) en debiteurenbeheer (12 procent) behoren tot de populairste procesapplicaties met functionaliteit voor documentvastlegging, gevolgd door klantenservice/casebeheer (10 procent) en HR (8 procent). Van de respondenten past 36 procent documentvastlegging toe voor archiveringsdoeleinden en beschikt 37 procent niet over applicaties voor documentvastlegging. Konica Minolta vroeg zich af wat de reden daarvoor is. Te klein en niet-relevant zijn weliswaar voor de hand liggende redenen, maar 14 procent van de respondenten blijkt onvoldoende zicht op de kosten te hebben. Gebrek aan expertise wordt door 10 procent als reden gegeven, terwijl 11 procent aangeeft behoefte te hebben aan advies over de mogelijkheden.

Investeringsrendement
Ondanks de moeilijk te kwantificeren voordelen wordt de goedkeuring van investeringen in veel organisaties gedreven door rendementscriteria. Uit de enquête blijkt dat een derde van de doorgevoerde document- en procesinitiatieven al na één jaar of minder vruchten afwerpt, en twee derde binnen twee jaar. Van de respondenten is 62 procent van plan om de komende twee jaar hun investeringen in document- en/of processystemen te verhogen.

“Met het veranderen van de werkwijzen van mensen, verandert ook de wijze waarop mensen met informatie omgaan. Eenvoudige en intuïtieve toegang tot informatie wordt steeds belangrijker. Want zo kunnen we garanderen, dat iedereen zo effectief mogelijk kan werken”, aldus Jeffrey Muller, Market Development Manager ITS bij Konica Minolta Business Solutions. “Een goede strategie voor informatiebeheer is essentieel voor elk bedrijf dat zijn klanten zo goed mogelijk van dienst wil zijn, zijn concurrentievermogen wil versterken en tegelijkertijd aan de geldende wet- en regelgeving wil voldoen.”

Felicitaties voor top-werkgevers

BTG-voorzitter Eric Reij feliciteert de organisaties die in de top-10 staan van meest populaire werkgevers voor ict-ers. Maar liefst acht van de tien zijn lid van BTG.  De lijst wordt samengesteld door onderzoeksbureau Enigma in opdracht van ICT-vakblad Computable.

Elk jaar publiceert het onderzoek twee top-tienen, een voor ict-werkgevers en een voor niet-ict organisaties met een eigen ict-afdeling. In deze laatste categorie prijkt het Martini Ziekenhuis bovenaan, gevolgd door Alliander, Schiphol, Prorail en Groene Hart Ziekenhuis. Op de plaatsen 5 tot en met 10 vinden we vervolgens Wageningen UR, Rijkswaterstaat, NS, Randstad en Kadaster. “BTG is trots dat acht van de bedrijven uit deze top 10 lid zijn van onze branchevereniging”, zegt Eric Reij.

Ict’ers die werkzaam zijn bij eindgebruikers zijn het meest betrokken bij hun werkgever. Dit onderdeel wordt namelijk met een 7,96 gewaardeerd. Ook zijn ict’ers te spreken over de werkzaamheden die ze verrichten en de verantwoordelijkheden die ze krijgen. Dit onderdeel krijgt namelijk een 7,91. Na de doorgroei- en carrièremogelijkheden zijn ict’ers ook niet zo te spreken over hun salaris en de groei die zij hierin kunnen realiseren. Dit onderdeel krijgt namelijk een 7,03 gemiddeld.

Ict’ers werkzaam voor een niet-ict-organisatie zijn het minst tevreden over de doorgroei- en carrièremogelijkheden bij hun werkgever. Uit het blijkt namelijk dat deze groep ict’ers dit onderdeel waardeert met een 6,81. Het enige onderdeel dat onder een zeven scoort.